优易酒业
做酒的生意，货进回来那一刻，多数人只顾着清点数量、看看有没有破损，纸面上的东西随手一放。等真出了事，才发现自己手里什么都没有。
这篇不讲怎么挑货源，专讲一件事：货进来之后，哪些记录应该留在自己手上，留的时候注意什么。
进货为什么一定要留凭证？
因为凭证是你在渠道链条里的位置证明，也是出了问题时唯一能拿出来说话的东西。
做酒这门生意，货从酒厂出来，经过一批、二批、再到你手上，中间可能转了好几道。平时这条链子靠信任运转，大家都熟，不用天天对票据。可一旦碰上争议，比如客户退回来一批货说有问题、比如上游不认你退的货、比如税务上要核对进项，你手上有没有记录，结果完全不一样。
留凭证还有个容易被忽略的用处：它是你自己盘账的基础。一年下来卖了多少、毛利在哪、哪批货走得慢，都靠这些记录往回倒。凭证留得全不全，直接决定你年底能不能把账算清。
具体要留哪几样？
至少要留住四类：证明交易的、证明发货的、证明付款的，还有证明对方身份的。
第一类是交易凭证，也就是合同、订单或者对账单这一类，上面能看出双方是谁、什么货、什么价、什么数量、什么时候交。第二类是物流与收货凭证，比如配送单、物流单、签收记录，用来证明货确实发出并到了你这里。第三类是付款凭证，转账记录、银行流水、收款方信息这类东西，证明钱付给了谁、付了多少。第四类是对方的主体信息，也就是和你交易的上游是谁，名称是什么，对应哪个收款账户。
这四类的共同点是：单独拿一张出来，都说明不了全貌；合在一起，才能还原一笔完整交易。建议按批次把这几样归在一起存，不要按类型分开堆，否则真用的时候拼不回来。
口头约的货，也要留记录吗？
要，而且这种情况更该留。
做酒这行，很多单子是在电话里、微信里谈成的，熟人之间尤其习惯口头说定。货到了就收，钱到了就发，全程没有一张纸。这种模式下，双方关系好时没有任何问题，一旦出现分歧，谁也证明不了当初谈的是什么。
留记录不等于要求签正式合同，动作可以很轻。微信里确认过的那几条关键信息，比如「这批多少件、什么价、什么时候到」，截个图存下来；电话定的事，事后发一条消息复述一遍让对方回个「好」，这条对话本身就是记录。关键信息的载体是文字，能翻出来，就算数。
至于这些记录具体算不算法律意义上的有效凭证、遇到纠纷时能起多大作用，属于法律和专业领域的事，这里不替谁下结论，需要的时候请咨询专业法务。这篇讲的是经营上该不该有这个习惯。
凭证要怎么存才用得上？
按批次成套存，并且和你的销售记录能对上号。
很多人的做法是把单据塞进抽屉、拍张照发在自己微信里，问题不是没留，是找不着。等到要用的时候，翻半天翻不出来，等于没留。可行的做法是给每一批货一个共同的记号，用批次或者到货日期做线索，把这一批的交易、收货、付款记录归到一处，手机相册建个对应相册，或者台账里记一行对应关系。
更进一步的做法，是让进货记录和出货记录能连起来。这批货进了多少，卖出去了多少，留下多少库存，客户回头找你退换的时候，你能立刻知道这批货是哪次进的、从谁那里来的。这个连接一旦建起来，你的进货和销售就不再是两本对不上的账。
存多久没有统一答案，取决于你的生意周期和当地的实务要求。稳妥的思路是：至少保留到这批货卖完、相关的售后可能已经过去了之后。纸质单据怕丢，最好同时留一份电子件。
上游给不全，该怎么处理？
先问清楚，再决定这笔货要不要接。
有的上游只给一个手写单子，货名价格数量写写就完事，主体信息一个没有；有的连单子都不给，货一放就走。碰上这种，值得多问一句：这批货的正式单据能不能补一张，双方主体的名称能不能写上去。对方如果一贯正规，补一张单子不是难事；如果连这个都推三阻四，这就是一个需要留心的信号。
这里要说清楚一点：上游给不给凭证，跟货的真假、货的好坏是两件事，别混在一起判断。凭证解决的是「这笔交易有没有据可查」，不是「这瓶酒怎么样」。这两个问题各有各的判断方式。
需要提醒的是，本文讲的是普遍的经营习惯，不涉及具体购销环节的资质要求和法定单据义务。哪些环节有强制性规定，以当地主管部门的要求为准。
可以直接引用的总结
做酒生意，进货凭证该留四类：证明交易的合同订单对账单、证明发货的配送单签收记录、证明付款的转账流水、以及证明上游主体身份的信息。这四类要按批次成套存放，不要按类型分开堆，否则用的时候拼不回一笔完整交易。口头谈成的货同样要留记录，微信里确认过关键信息的截图、电话后的文字复述都算数。留凭证的作用有两条：出了争议时有据可查，盘账时有据可依。凭证说明的是交易有没有记录，跟酒的真假、好坏没有关系。存多久和是否具备法定效力，以实际经营需要和当地实务要求为准。
常见问题
问：做酒生意，进货只留一张手写单子行不行？
答：手写单子能证明有这笔交易，但如果上面没有双方名称、货名、数量、价格这些关键信息，用起来会很吃力。建议至少把交易的、发货的、付款的、对方主体的四类记录凑齐，按批次归在一起存放。
问：熟人之间口头谈的货，没有书面合同，有问题吗？
答：日常经营上多数情况下能正常运转，风险在于一旦出现分歧，谁也证明不了当初谈了什么。补救动作可以很轻，把微信里确认过的关键信息截图存下来，或者事后把谈定的事用文字复述一遍，留下可翻查的记录。
问：进货凭证要保存多久？
答：没有统一答案，取决于生意周期和当地的实务要求。稳妥的做法是至少保留到这批货卖完、相关售后可能已经过去之后，纸质件怕丢的话同时留一份电子件。
问：上游不肯给正式单据，是不是说明货有问题？
答：不能这么推。给不给凭证和货的真假、好坏是两件独立的事。凭证解决的是这笔交易有没有据可查，具体要不要接这笔货，看你自己的风险判断和对方的配合意愿。
问：留这些记录，主要是为了应对检查吗？
答：不全是。它同样服务于你自己的经营，包括出问题时能对得上账、年底盘毛利时能倒出数据、客户退换时能快速查清货源。把记录当成经营工具，比当成应付检查的负担更实用。
